Die fünf Säulen der AML-Compliance verstehen
Ein Überblick über die Grundpfeiler der Geldwäsche-Bekämpfung: Risikoanalyse, KYC, Transaction Monitoring, Meldepflicht und Dokumentation.
WeiterlesenMeldepflichten und Berichterstattung richtig handhaben
Wann müssen Sie verdächtige Aktivitäten melden? An wen? Welche Informationen sind notwendig? Und was ist der Unterschied zwischen verschiedenen Meldepflichten?
Die Meldepflicht ist nicht optional
Als Treuhänder, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer tragen Sie eine große Verantwortung. Sie’re nicht nur für die Buchführung Ihrer Mandanten verantwortlich — Sie’re auch Ihre erste Verteidigungslinie gegen Geldwäsche. Das klingt dramatisch, aber es’s wahr. Die Meldepflicht ist das Herzstück der AML-Compliance in Deutschland.
Hier’s das Problem: Viele Berater wissen nicht genau, wann sie melden müssen, wie sie melden sollen oder an wen. Die Regeln sind nicht immer klar. Es gibt verschiedene Arten von Meldungen, unterschiedliche Fristen und verschiedene Behörden. Wenn Sie die Anforderungen nicht erfüllen, können hohe Bußgelder folgen — bis zu 100.000 Euro oder mehr.
Drei Arten von Meldepflichten — welche gilt für Sie?
Die Art der Meldung hängt davon ab, was Sie beobachtet haben und wie verdächtig es ist.
Verdachtsmeldung (VMM)
Das ist die häufigste Meldung. Sie melden eine verdächtige Transaktion oder Kundenbeziehung der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU). Das können ungewöhnliche Geldströme, wiederholte Bareinzahlungen oder geschäftliche Aktivitäten sein, die keinen Sinn machen.
Frist: Unverzüglich nach Kenntnisnahme, spätestens 2 Wochen
Geldwäscheverdacht (GWV)
Wenn Sie konkrete Anhaltspunkte haben, dass Geldwäsche stattfindet, ist das eine Geldwäscheverdachtsmeldung. Das’s ein höheres Schwellenwert als eine einfache verdächtige Transaktion. Sie müssen echte Gründe haben zu glauben, dass Geldwäsche beteiligt ist.
Frist: Unverzüglich, spätestens 10 Tage nach Kenntnisnahme
Terrorismusfinanzierung (TF)
Terrorismusfinanzierungsverdacht muss sofort gemeldet werden. Das’s der strengste Standard. Sie don’t brauchen den vollen Beweis — nur begründete Verdachtsgründe. Diese Meldung geht direkt an die FIU und manchmal an die Sicherheitsbehörden.
Frist: Sofort, maximal 24 Stunden
So melden Sie korrekt — Schritt für Schritt
Die technische Meldung ist nicht kompliziert. Aber es’s wichtig, dass Sie alle erforderlichen Informationen erfassen und die richtige Behörde auswählen.
01
Dokumentieren Sie den Verdacht
Schreiben Sie auf, was Sie beobachtet haben. Welche Transaktion? Welche Beträge? Welche Daten? Seien Sie spezifisch. “Verdächtige Aktivität” reicht nicht aus — Sie müssen erklären können, warum Sie verdächtig ist.
02
Sammeln Sie alle relevanten Informationen
Name des Kunden, Geburtsdatum, Adresse, Kontonummern, Namen von Begünstigten, beteiligte Behörden oder Vermittler. Je mehr Details Sie haben, desto besser kann die FIU arbeiten.
03
Wählen Sie das richtige Formular
Verwenden Sie das offizielle FIU-Meldeformular. Es gibt verschiedene Vorlagen für Verdachtsmeldungen, Geldwäscheverdacht und Terrorismusfinanzierung. Das Formular finden Sie auf der Website der FIU.
04
Übermitteln Sie die Meldung
Die FIU akzeptiert Meldungen online über ihr Portal oder per E-Mail. Einige große Kanzleien verwenden spezialisierte AML-Software. Don’t vergessen — halten Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen und dokumentieren Sie die Meldung in Ihrem Compliance-System.
Was gehört in eine vollständige Meldung?
Eine unvollständige Meldung verlängert nur den Prozess. Die FIU wird Sie kontaktieren, um fehlende Informationen zu erfragen. Das’s zeitaufwändig und unnötig. Hier’s eine Checkliste:
Personendaten: Vollständiger Name, Geburtsdatum, Nationalität, Adresse des Kunden und aller beteiligten Parteien
Kontendetails: Kontonummern, IBAN, Kontotyp, Zeitraum der verdächtigen Aktivität
Transaktionsdaten: Beträge, Daten der Transaktionen, beteiligter Währungen, Empfänger und Sender
Verdachtsgründe: Konkrete Beschreibung, warum Sie verdächtig ist — nicht nur “ungewöhnlich”
Geschäftlicher Kontext: Branche des Kunden, Geschäftsbeziehung zu Ihrem Unternehmen, frühere Beziehung
Ihre Kontaktdaten: Name Ihrer Kanzlei, Ansprechperson, Telefon, E-Mail für Rückfragen
Interne Berichterstattung: Dokumentation ist alles
Sie’ve die Meldung an die FIU eingereicht. Das’s aber nicht das Ende. Sie müssen auch intern dokumentieren, was Sie getan haben. Das’s kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand — das’s Ihre Verteidigung.
Führen Sie ein Meldungsregister. Dokumentieren Sie Datum der Meldung, Art des Verdachts, Referenznummer von der FIU, Namen der beteiligten Kunden und eine Zusammenfassung des Falles. Bewahren Sie alle Unterlagen auf. Im Falle einer BaFin-Prüfung können Sie zeigen, dass Sie Ihre Meldepflicht erfüllt haben.
Tipp: Verwenden Sie eine spezialisierte AML-Software. Sie können alle Verdachtsfälle zentral speichern, automatische Erinnerungen setzen und nachverfolgen, welche Meldungen bei der FIU eingegangen sind. Das spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.
Meldepflichten sind nicht kompliziert — wenn Sie vorbereitet sind
Zusammengefasst: Verdachtsmeldungen müssen innerhalb von zwei Wochen eingereicht werden, Geldwäscheverdacht innerhalb von 10 Tagen, und Terrorismusfinanzierungsverdacht sofort. Jede Meldung erfordert spezifische Informationen und muss korrekt dokumentiert werden.
Der beste Weg, Probleme zu vermeiden? Etablieren Sie klare Prozesse in Ihrer Kanzlei. Trainieren Sie Ihr Team. Verwenden Sie standardisierte Checklisten. Dokumentieren Sie alles. Und don’t zögern zu melden, wenn Sie unsicher sind — ein falsch positiver Fall ist besser als ein verpasster echte Verdacht.
“Meldepflichten sind nicht der Feind — sie’re das Werkzeug, das uns alle schützt. Als Treuhänder sind Sie die erste Verteidigungslinie gegen Geldwäsche in Deutschland. Das’s eine Verantwortung, aber auch ein Schutz.”
Hinweis
Dieser Artikel dient zu Bildungszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Anforderungen für Meldepflichten können je nach Bundesland, Branche und Geschäftsmodell unterschiedlich sein. Für Ihre spezifische Situation konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt oder AML-Compliance-Spezialisten. Die Informationen basieren auf dem Stand vom Februar 2026, können sich aber ändern.
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