KYC-Anforderungen richtig umsetzen

Know Your Customer ist nicht optional. Erfahren Sie, welche Informationen Sie sammeln müssen, wann Überprüfungen notwendig sind und wie Sie diese dokumentieren.

12 min Anfänger Februar 2026

Buchhalter bei der Überprüfung von Kundenunterlagen und Compliance-Dokumentation für KYC-Anforderungen

Warum KYC wirklich wichtig ist

Know Your Customer (KYC) ist eine Grundpflicht in der Compliance. Es geht nicht darum, paranoid zu sein — es geht darum, dass Sie wissen, mit wem Sie arbeiten. Die Anforderungen sind klar, die Strafen für Nichtbeachtung sind erheblich. Wir zeigen Ihnen, wie Sie’s richtig machen, ohne in der Bürokratie zu ersticken.

Die meisten Buchhalter verstehen KYC falsch. Sie denken, es ist eine einmalige Aufgabe beim Onboarding — fertig. Aber KYC ist ein kontinuierlicher Prozess. Sie müssen Ihre Kunden überprüfen, deren Aktivitäten monitoren und die Informationen aktuell halten. Das ist die Realität.

Compliance-Dokumente und Kundendaten-Checkliste auf dem Schreibtisch eines Buchhalters

Die vier Schritte des KYC-Prozesses

Ein strukturierter Ansatz, der sich bewährt hat

Identitätsverifikation

Sammeln Sie grundlegende Informationen. Name, Adresse, Geburtsdatum, Ausweisnummer — diese Daten müssen verifiziert werden. Das ist nicht optional, und Sie sollten die Originaldokumente sehen, nicht nur Kopien.

Risikoanalyse

Nicht alle Kunden sind gleich. Ein lokales Einzelhandelsgeschäft hat ein anderes Risikoprofil als ein internationales Handelsunternehmen. Bewerten Sie das Risiko basierend auf Branche, Geschäftstätigkeit und geografischer Lage.

Quellenfonds-Überprüfung

Wo kommt das Geld her? Das ist entscheidend. Sie müssen verstehen, woher die Mittel stammen und ob sie legitim sind. Das gilt besonders bei größeren Transaktionen oder ungewöhnlichen Mustern.

Laufende Überwachung

KYC endet nicht nach dem ersten Tag. Sie müssen die Kundenaktivitäten regelmäßig überprüfen. Wenn sich etwas Wesentliches ändert — neue Geschäftspartner, andere Transaktionsmuster, Umzug — aktualisieren Sie die Informationen.

Welche Informationen müssen Sie sammeln?

Das ist die praktische Seite. Sie müssen nicht alles wissen, aber bestimmte Informationen sind nicht verhandelbar. Hier ist die Checkliste, die Sie brauchen:

Für Privatpersonen:

Vollständiger Name und aktuelle Adresse
Geburtsdatum und Nationalität
Art und Nummer des Ausweisdokuments
Beruf oder Geschäftstätigkeit
Quelle und Herkunft der Mittel
Geschätztes Transaktionsvolumen pro Jahr

Für Unternehmen:

Registrierter Name und Handelsname
Handelsregisternummer und Steuernummer
Geschäftsadresse und Kontaktdaten
Namen und Adressen der Geschäftsführer/Eigentümer
Art der Geschäftstätigkeit
Geschätzte Transaktionswerte und Häufigkeit

KYC-Checkliste und Dokumentationsmaterial auf dem Schreibtisch mit verschiedenen Kundenakten

Digitale Dokumentenverwaltung und sichere Archivierung von Kundeninformationen

Dokumentation: Das Fundament Ihrer Compliance

Hier’s die harte Realität: Wenn Sie es nicht dokumentiert haben, hat es nicht stattgefunden. Das ist nicht nur eine Faustregel — das ist das Gesetz. Sie müssen nachweisen können, dass Sie KYC durchgeführt haben. Das bedeutet Aufzeichnungen.

Was Sie dokumentieren müssen:

Speichern Sie Kopien aller Ausweisdokumente. Dokumentieren Sie das Datum der Überprüfung. Notieren Sie, wie Sie die Identität verifiziert haben — persönlich, per Video-Identifikation oder mit anderen Methoden. Bewahren Sie Ihre Risikoanalyse auf — schreiben Sie auf, warum Sie diesen Kunden als niedrig-, mittel- oder hochrisiko eingestuft haben. Halten Sie fest, welche Informationen Sie zur Quelle der Mittel gesammelt haben.

Die meisten Behörden erwarten, dass Sie diese Unterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Digital ist besser als Papier — einfacher zu verwalten und weniger anfällig für Verlust. Aber das System muss sicher sein und mit Datenschutzgesetzen konform.

Rote Flaggen: Was sollte Sie aufhorchen lassen

Nicht jede Anomalie ist verdächtig, aber Sie sollten wissen, worauf Sie achten müssen

Vage Informationen

Ein Kunde kann nicht genau erklären, woher sein Geld kommt oder was er geschäftlich macht? Das ist ein Problem. Legitime Geschäfte können ihre Quellen erklären.

Verdächtige Geographien

Geschäfte mit Ländern, die auf Sanktionslisten stehen oder bekannt für Geldwäsche sind. Auch Offshore-Strukturen ohne klaren wirtschaftlichen Grund verdienen Aufmerksamkeit.

Ungewöhnliche Transaktionsmuster

Ein Kunde, der normalerweise kleine Transaktionen macht, überweist plötzlich riesige Summen. Oder die Transaktionen entsprechen nicht dem beschriebenen Geschäft.

Versteckte Eigentümer

Wenn ein Unternehmen die tatsächlichen Eigentümer nicht offenlegen will oder mehrere Ebenen von Zwischengesellschaften nutzt — das ist verdächtig.

PEPs und Sanktionslisten

PEPs (Politically Exposed Persons) — Politiker, hochrangige Beamte, ihre Familien — erfordern erhöhte Sorgfalt. Überprüfen Sie immer gegen internationale Sanktionslisten.

Ungültige oder gefälschte Dokumente

Das ist die offensichtliche rote Flagge. Aber manchmal sind die Fälschungen gut. Verwenden Sie mehrere Überprüfungsmethoden und trauen Sie Ihrem Instinkt.

Praktische Tipps für effektive KYC-Implementierung

Die Theorie ist wichtig, aber wie sieht das in der Praxis aus? Hier sind bewährte Strategien, die funktionieren:

Automatisierung nutzen

Moderne KYC-Lösungen automatisieren Dokumentenprüfung und Sanktionslistenabfragen. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Sie müssen nicht alles manuell machen — nutzen Sie die verfügbaren Tools. Das ist keine Schwäche, das ist intelligent.

Regelmäßige Überprüfungen einplanen

KYC sollte regelmäßig wiederholt werden — mindestens jährlich für Niedrigrisiko-Kunden, öfter für höhere Risiken. Setzen Sie sich Erinnerungen. Das ist kein lästiger Overhead — das ist Schutz.

Klare Richtlinien dokumentieren

Schreiben Sie auf, wie Sie KYC durchführen. Welche Dokumente brauchen Sie? Wie überprüfen Sie die Identität? Welche Schwellenwerte triggern erhöhte Sorgfalt? Ein schriftliches Verfahren schützt Sie und zeigt den Behörden, dass Sie das ernst nehmen.

Schulung des Teams

Ihre Mitarbeiter sind Ihre erste Verteidigungslinie. Sie müssen wissen, worauf sie achten sollen und wie man verdächtige Aktivitäten meldet. Regelmäßige Schulungen sind nicht optional — sie sind erforderlich und halten Ihr Team aktuell.

Team-Schulung zu KYC-Anforderungen und Compliance-Verfahren im Büro

“KYC ist nicht nur eine Compliance-Anforderung — es ist eine Geschäftssicherheit. Wer Ihre Kunden sind und woher ihre Mittel stammen, das sollte die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung sein. Ignorieren Sie das auf Ihre Gefahr hin.”
— Compliance-Leiter, internationales Rechnungsbüro

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zu KYC-Anforderungen und AML-Compliance. Die genauen Anforderungen können je nach Ihrer spezifischen Situation, Ihrer Branche und den geltenden Gesetzen variieren. Dieser Text stellt keine Rechtsberatung dar. Konsultieren Sie einen Compliance-Experten oder Rechtsanwalt, um die Anforderungen für Ihre spezifische Situation zu klären.